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Eine amtliche Beglaubigung (nicht zu verwechseln mit einer öffentlichen Beglaubigung) ist nicht in allen Fällen zulässig. Die Zulässigkeit ist in der Regel gegeben, wenn das Original des Schriftstückes von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder die Abschrift oder Kopie zur Vorlage bei einer deutschen Behörde bestimmt ist (§ 33 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen).

Maßgeblich ist der Behördenbegriff des Verwaltungsverfahrensgesetzes.

Nicht beglaubigt werden unter anderem:

• Personenstandsurkunden - diese sind beim zuständigen Standesamt anzufordern
• Führerscheine, Nationalpässe, Reisepässe und Personalausweise
  Hier darf der Effekt, dass die Kopie an die Stelle des Originals tritt, gerade nicht eintreten.
• Abschriften und Kopien, wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist. (Die Beglaubigung eines Auszuges ist hingegen unter ausdrücklichem Hinweis hierauf zulässig.)
• Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im Wesentlichen vom (Rechts-)Charakter des Originals abhängt, bedarf es der Kenntnis seines Inhaltes. Dies schließt die Beglaubigung fremdsprachiger Schriftstücke grundsätzlich aus.

Für Schriftstücke in anderen Sprachen ist zusätzlich eine deutsche Übersetzung eines öffentlich ermächtigten/vereidigten Übersetzenden für die jeweilige Sprache beizufügen. Die Übersetzung kann im Original oder als amtlich beglaubigte Kopie der Originalübersetzung beigefügt werden.

Öffentlich ermächtigte Übersetzende werden in Deutschland zumeist von Gerichten bestellt. Auch ein „staatlich geprüfte Übesetzender“ muss zusätzlich öffentlich ermächtigt sein. Eine Übersicht der in Deutschland öffentlich ermächtigten Übersetzende/Dolmetschende finden Sie online unter www.justiz-dolmetscher.de.

Eine amtliche Beglaubigung ist auch nicht zulässig, wenn durch Rechtsvorschrift eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben ist, zum Beispiel bei Grundstücksgeschäften. Eine öffentliche Beglaubigung wird in der Regel durch einen Notar / eine Notarin vorgenommen.

Unterschriften beglaubigt die Stadt Moers, wenn das unterschriebene Schriftstück einer Behörde vorgelegt werden soll. Dies gilt nicht für Unterschriften ohne zugehörigen Text, oder solche, die der öffentlichen Beglaubigung bedürften (nach § 129 BGB).